De manager als agile transformer

In een agile transformatie verandert de rol van het management. Ineens sta je niet meer alleen aan het stuur. In plaats daarvan heb je een stift, om de kaders voor jouw teams uit te tekenen. En ligt het zwaartepunt van jouw rol op HR. Het stuur ligt ook bij andere rollen, zoals de Product Owner. Dát is jouw nieuwe wereld. En dan is er nog een andere wereld; de rest van de organisatie. Die nog niet is ingesteld op agile werken. En die jou wel aanspreekt alsof je het stuur nog ferm in je handen hebt. Dit is het tweede artikel van een reeks gericht op management, verandering, agile en cultuur met praktische handvatten voor jou als manager.

De transformatie mag dan op papier in een aantal maanden zijn uitgetekend, de daadwerkelijke borging in de organisatie duurt vele malen langer. Tijdens de transformatie heb jij als manager drie speerpunten:

• Invulling geven aan jouw nieuwe rol en de drie-eenheid van PO, SM en manager
• Ondersteuning van jouw medewerkers tijdens de transformatie.
• Introductie en borging van de rollen Product Owner en Scrum Master.

Jij bent als manager één van de belangrijkste succesfactoren in een agile transformatie. Dit wordt vaak onderschat. Laat je juist ook als managementteam opleiden en coachen en leer hoe agile leiderschap werkt. Dat kan op verschillende manieren:

• Een agile managementcoach die jullie als managementteam begeleidt.
• Iemand in het managementteam opnemen met agile management ervaring en hiervan  leren.
• Een training zoals bijvoorbeeld de Professional Agile Leadership training (PAL-e) of de leergang bij Nijenrode University over Agile Management. Een training alleen is niet genoeg, combineer deze met één van de eerste twee punten.

In de transitie loop je als manager voor de troepen uit. Je sorteert voor op de nieuwe invulling van jouw rol en je bereidt je medewerkers voor op nieuwe rollen en werkwijze. Daarbij is het essentieel om te blijven onderstrepen dat de introductie van agile werken niet als een reorganisatie wordt gezien. De lijn tussen organisatieontwikkeling en reorganisatie is dun. Een transparant groeiproces, waarbij elke medewerker die dat wenst, een voorkeur voor een agile rol kan uitspreken is belangrijk.

Een ander belangrijk aspect is dat jij als manager verantwoordelijk bent voor de voorbereiding en invulling van de nieuwe rollen als Scrum Master en Product Owner. In de praktijk zien we dat deze taak vaak oneigenlijk wordt verschoven naar de agile coach. Dat is niet terecht, jouw medewerkers zijn jouw verantwoordelijkheid. Dat betekent dat een nauw samenspel nodig is tussen manager en coach om de juiste mensen op de juiste plek te zetten én om deze mensen in hun rol te laten groeien.

Jouw focus als manager ligt straks meer en meer op de HR taak en kennisontwikkeling. Je staat in nauwe verbinding met (individuele) teamleden, Scrum master, Product Owner en agile coach om ervoor te zorgen dat het team topprestaties kan leveren. In jouw nieuwe rol richt je je onder andere op :

• De ontwikkeling en coaching van individuele medewerkers én de ontwikkeling en coaching van de teams.
• Het zorgen dat de juiste verantwoordelijkheden worden overgebracht naar de teams. In agile werken ligt de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie. Tegelijkertijd moeten de teams wel in staat zijn om deze verantwoordelijkheid te kunnen dragen. Zowel in vaardigheden, als bijvoorbeeld in het hebben van de juiste mandaat.
• Het creëren van een veilige omgeving waar ruimte is om te experimenteren en om te falen.
• Het zorgen van een feedback loop van en naar management. Zorgen dat visie en strategie helder is in de teams en onderdeel is van de werkwijze. Andersom zorgen dat de veranderende organisatie ingebed wordt in, en aansluit op de rest van de organisatie.

Je realiseert je hoeveel impact de introductie van Scrum heeft op jouw medewerkers. Sommigen kunnen hier goed mee omgaan, anderen hebben meer persoonlijke ondersteuning nodig in deze onzekere periode. Tegelijkertijd gaat het werk gewoon door. Zorg dat je er bent voor je medewerkers en help hen deze onzekere periode door te komen. De volgende tips zouden daarbij kunnen helpen:

• Geef ruimte aan de emoties rondom de verandering. Geef ook ruimte aan de zorgen die er leven onder je medewerkers en neem deze zorgen serieus.  Dat kan individueel, maar ook in een groep. Liberating Structures heeft daar goede werkvormen voor. Meer informatie kun je hier vinden: https://www.liberatingstructures.com/
• Als je een sterke reactie ervaart, probeer er achter te komen welke emotie hieronder ligt (meestal angst voor het onbekende) en welke behoefte iemand heeft. Kijk daarvoor ook eens naar ons vorige blog.
• Zorg dat jouw medewerkers mee kunnen bouwen aan de verandering. Dit creëert zowel draagvlak als verantwoordelijkheid voor het eigen welzijn. Hoewel Scrum een methode is met een vast raamwerk, is er binnen dat raamwerk veel ruimte om zelf te beslissen hoe je bepaalde zaken wil oppakken.
• Zorg dat de verandering zelf transparant is. Wees duidelijk over de zaken die je wel al weet, maar wees ook duidelijk dat er veel is wat je nog niet weet en wat je als team/organisatie nog moeten ontdekken.
• Wees helder naar de omgeving dat er een verbouwing gaande is maar dat de winkel open blijft. Dat betekent dat er dingen mis kunnen gaan. Accepteer dat, wees daar duidelijk over en sta open voor verbetering. Vang daarin eventuele negatieve reacties vanuit de organisatie op voor je medewerkers.
• Geef teams ruimte om successen te behalen. Grijp in als je ziet dat het niet werkt. Hoe komt het? Is er onvoldoende kennis? Ontbreekt het aan de juiste vaardigheden? Wanneer je de oorzaak weet, kun je de oplossingsrichting samen met het team en de agile coach gaan bepalen.  
• Denk samen met de Product Owner en de Scrum Master na over de overdracht van werkzaamheden. Zorg dat er een duidelijk plan van aanpak ligt, waarin je niet alleen het wat beschrijft maar zeker ook het hoe. Dit plan moet ook voor jouw medewerkers transparant zijn.
• Begin met het bewust brengen van de verantwoordelijkheid naar jouw teams. Je kunt dit bijvoorbeeld doen met behulp van Delegation Poker (Management 3.0). Dit is een methode om te ontdekken hoe je nu eigenlijk in je verantwoordelijkheid staat. Per onderwerp en tot welk niveau kun je met elkaar overeenkomen wat het team hierin voortaan zelf mag beslissen. Vervolgens bepaal je de stappen om deze overdracht te realiseren. Meer informatie over Delegation Poker is hier te vinden: https://management30.com/practice/delegation-poker 

Zoals gezegd, je zorgt als manager voor een transparant selectieproces bij agile rollen. Zodra de Product Owner rol wordt geïntroduceerd, betekent dit concreet dat je de verantwoordelijkheid voor visie en sturing op dienstinhoud mag gaan overdragen. In praktijk zien we dat veel organisaties de bestaande managementstructuur in stand houden. Dit schuurt met de definitie van de rol van Product Owner en maakt dat deze rol niet in volle kracht kan worden benut. Houd voor ogen wat je verantwoordelijkheid nu is en breng deze taken in beeld, ook voor anderen. Waar je nog een verbeterdoelstelling in dienstverlening en ontwikkeling van mensen hebt, maak dit transparant. Zaken waar je je zorgen over maakt horen daar ook bij.

Iets soortgelijks geldt ook voor de rol van Scrum Master. Waar de Scrum Guide duidelijk is wat de rol is van de Scrum Master, kan de implementatie daarvan in een bestaande organisatie allerlei grijze gebieden opleveren. Ook dit zorgt er voor dat de rol niet in volle kracht kan worden benut.

Een manier om dat in beeld te brengen en te bediscussiëren is een eenvoudige visualisatie , waarbij je kijkt wat uiteindelijk waar heen gaat in de nieuwe situatie. Dat maakt de noodzakelijke overdracht concreet en in stappen uit te voeren. Hieruit kan ook duidelijk worden wat er nog in kaderstelling helder te maken is. 

Onze artikelen zijn gebaseerd op wat wij meemaken als interim manager en agile coach. We vinden het leuk om deze met jullie te delen. Wij publiceren vanuit onze ervaring en niet vanuit de wetenschap.

Over de schrijvers 

Esther Molenaar is kwartiermaker en programmamanager voor agile transformaties. Bianca Griffioen is agile transformatie coach & consultant en trainer aan de Kanban University.